Құжаттарға қорғаныс қалай орнатылады?
Қазіргі заманда құжаттардың қауіпсіздігі өте маңызды мәселе болып табылады. Жеке ақпарат, коммерциялық құпиялар немесе құнды мәліметтер бар файлдарды рұқсатсыз кіруден немесе өзгертуден қорғау қажеттілігі күннен-күнге артып келеді. Құжаттарды қорғаудың тиімді жолдарын білу – ақпараттық қауіпсіздікке алғашқы қадам. Бұл мақалада құжаттарға қорғауды қалай орнатуға болатынын қарастырамыз.
Құжаттарды қорғаудың негізгі әдістері
Құжаттарды қорғау түрлі әдістермен жүзеге асырылады. Олардың ішінде пароль қою, шифрлау, файлдарды қолжетімділігін шектеу және арнайы бағдарламалар қолдану сияқты тәсілдер бар. Әр әдістің өзіндік артықшылықтары мен қолдану ерекшеліктері бар.
1. Пароль арқылы қорғау
Пароль – ең қарапайым, бірақ тиімді тәсілдердің бірі. Құжатқа пароль қою арқылы сіз тек рұқсат етілген адамдарға ғана қолжетімділік бере аласыз.
Microsoft Word, Excel немесе PDF файлдарына пароль орнату:
- Word немесе Excel құжаттары үшін:
- Файл → Ақпарат бөлімін ашыңыз.
- Құжатты қорғау → Парольмен шифрлау опциясын таңдаңыз.
- Күшті пароль орнатыңыз және оны ұмытпаңыз.
- PDF файлдары үшін:
- Adobe Acrobat бағдарламасын ашыңыз.
- File → Protect Using Password (Файл → Пароль арқылы қорғау) опциясын таңдаңыз.
- Құпиясөз орнатып, оны есте сақтаңыз.
Кеңес: Күшті пароль жасау үшін кемінде 12 таңбадан тұратын, әріптер, сандар және арнайы таңбаларды араластырып пайдаланыңыз.
2. Файлдарды шифрлау
Шифрлау – құжатты тек арнайы кілт арқылы ашуға мүмкіндік беретін әдіс. Бұл тәсіл әсіресе компаниялар мен ұйымдар үшін маңызды.
Windows-та файлды шифрлау жолы:
- Қорғағыңыз келетін файлға оң жақ батырмамен басып, Сипаттар (Properties) бөліміне өтіңіз.
- Қауіпсіздік (Security) қойындысын ашып, Шифрлау (Encrypt) опциясын таңдаңыз.
- Өзгерістерді сақтап, файлға тек белгілі бір қолданушылардың кіруіне мүмкіндік жасаңыз.
Кеңес: Файлдарды шифрлаған кезде резервтік көшірме жасауды ұмытпаңыз.
3. Қолжетімділікті шектеу
Кейбір жағдайларда құжатқа пароль орнатпай-ақ, оған кімнің кіруін реттеу қажет болады. Бұл әсіресе жұмыс орнында немесе ортақ серверде сақталатын файлдар үшін тиімді.
Windows немесе Mac жүйесінде файлдың рұқсатын өзгерту:
- Windows:
- Файлға оң жақ батырмамен басыңыз, Сипаттар (Properties) бөліміне кіріңіз.
- Қауіпсіздік (Security) қойындысын ашып, Өзгерту (Edit) түймесін басыңыз.
- Керекті пайдаланушыларға рұқсат деңгейін орнатыңыз (оқу, өзгерту немесе толық бақылау).
- Mac:
- Файлға оң жақ батырмамен басып, Ақпарат алу (Get Info) таңдаңыз.
- Бөлісу және рұқсаттар (Sharing & Permissions) бөлімінде қолжетімділікті реттеңіз.
Кеңес: Құжаттарға тек қажетті адамдардың кіруін қамтамасыз ету үшін жеке пайдаланушы топтарын жасаңыз.
4. Арнайы қорғау бағдарламаларын қолдану
Егер сізге жоғары деңгейдегі қауіпсіздік қажет болса, онда арнайы файл қорғау бағдарламаларын қолдануға болады. Мұндай бағдарламалар құжаттарды шифрлау, рұқсаттарды басқару және қосымша қауіпсіздік шараларын орнатуға мүмкіндік береді.
Танымал бағдарламалар:
- VeraCrypt – қатты дискідегі немесе USB-дегі құжаттарды шифрлау үшін.
- Folder Lock – құжаттарға пароль қоюға және оларды жасырын ұстауға көмектеседі.
- BitLocker (Windows) – жүйелік деңгейде дискті толықтай шифрлау мүмкіндігі бар.
Кеңес: Бағдарламаны таңдамас бұрын оның сенімділігі мен қолданушылардың пікірлерін зерттеңіз.
5. Бұлттық сақтауда құжаттарды қорғау
Бүгінде құжаттарды Google Drive, OneDrive немесе Dropbox сияқты бұлттық сақтау қызметтерінде сақтау кең таралған. Бірақ онлайн құжаттарды қорғау қосымша шараларды талап етеді.
Бұлтта құжат қорғау жолдары:
- Екі факторлы аутентификацияны (2FA) қосу – аккаунтыңызды қосымша қорғайды.
- Құжаттарды жеке шифрланған папкада сақтау – мысалы, Google Drive-тың жеке қоймасын (Vault) пайдалану.
- Қолжетімділікті шектеу – құжаттарды тек белгілі адамдарға ғана бөлісу.
Кеңес: Маңызды құжаттардың көшірмесін жергілікті дискіде сақтаңыз.
Құжаттарды қорғау бойынша қосымша кеңестер
✔ Күшті пароль пайдалану – қарапайым комбинациялардан аулақ болыңыз.
✔ Файлдардың резервтік көшірмесін жасау – маңызды құжаттар жоғалмас үшін.
✔ Антивирус бағдарламасын орнату – зиянды бағдарламалардан қорғану үшін.
✔ Күмәнді сілтемелерді баспау – фишингтік шабуылдардан сақ болу қажет.
✔ USB немесе сыртқы құрылғыларды тексеру – сыртқы құрылғылар арқылы вирус кіруі мүмкін.
