Хаттама Қалай Жазылады: құрылымы мен маңызды қағидалары
Күнделікті өмірде, әсіресе ресми және іскерлік ортада хаттама құжат ретінде ерекше маңызға ие. Ол жиын, жиналыс немесе келіссөздердің ресми жазбасы ретінде қызмет етеді. Дұрыс толтырылған құжат нақты ақпаратты қамтып, болашақта деректерді дәлелдеуге көмектеседі. Бұл мақалада хаттаманы қалай сауатты жазуға болатынын қарастырамыз.
Хаттама жазудың негізгі қағидалары
Хаттама жазу барысында келесі қағидаларды сақтау қажет:
Ресмилік және нақтылық – хаттамада артық эмоциясыз, тек фактілер көрсетілуі керек.
Объективтілік – барлық қатысушылардың пікірлері мен шешімдері бейтарап түрде баяндалуы тиіс.
Логикалық құрылым – ақпарат ретімен, түсінікті әрі жүйелі түрде берілуі қажет.
Қысқа әрі түсінікті тіл – ұзақ, күрделі сөйлемдерден аулақ болу ұсынылады.
Хаттаманың құрылымы
Кез келген ресми хаттаманың міндетті бөлімдері бар:
1. Кіріспе бөлімі
Бұл бөлімде жиналыстың немесе кездесудің негізгі деректері қамтылады:
- Құжаттың атауы (мысалы, “Жиналыс хаттамасы №5”)
- Күні мен уақыты
- Өткізу орны
- Қатысушылардың тізімі
- Жиналысты жүргізген адам
2. Негізгі бөлім
Бұл бөлім жиналыстың барысын сипаттайды:
- Күн тәртібі – қаралатын сұрақтардың тізімі
- Талқыланған мәселелер – негізгі ұсыныстар, айтылған пікірлер
- Қабылданған шешімдер – нақты бекітілген қаулылар мен тапсырмалар
Жазба стилі ресми әрі қысқа болуы керек. Мысалы:
“Күн тәртібіндегі бірінші мәселе – жаңа жобаның бюджетін бекіту. Баяндамашы: Әлихан Қасымов. Талқылау барысында жобаның қаржылық шығындары қарастырылды. Қорытынды: бюджет бекітілді.”
3. Қорытынды бөлім
Бұл бөлімде негізгі шешімдер мен тапсырмалар тізбектеліп жазылады.
- Қабылданған қаулылар
- Келесі жиналыстың күні (егер белгіленсе)
- Хаттаманы бекіткен тұлғалардың қолдары
Мысал:
*”Жиналыс барысында төмендегі шешімдер қабылданды:
- 2024 жылғы маркетингтік стратегия бекітілсін.
- Қаржы бөлімі 2024 жылғы бюджет жоспарын 10 сәуірге дейін ұсынсын.
- Келесі жиналыс 15 мамырға жоспарлансын.*
Хаттаманы бекітті:
Төраға: Әлихан Қасымов
Хатшы: Аяулым Мырзахан
